Функции систем электронного документооборота

Функции систем электронного документооборота

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

· соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

· переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

· контроль исполнения документов;

· создание справочников и работа с ними;

· контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

· создание и редактирование реквизитов документов;

· формирование отчетов по документообороту предприятия;

· импорт документов из файловой системы и Интернета;

· создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

· работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

· электронное распространение документов;

· работа с документами в папках;

· получение документов посредством сканирования и распознавания.

· уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определённые задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:

· обеспечение более эффективного управления за счёт автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

· поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

· исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

· исключение необходимости или существенное упрощение и удешев-ление хранения бумажных документов за счёт наличия оперативного электронного архива;

· экономия ресурсов за счёт сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

· поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

· обеспечение кадровой гибкости за счёт большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

· протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

· оптимизация бизнес — процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Электронные потоки информации на предприятии (в офисе) схематично представлены на рис.10.1.

Рис. 10.1.Общая схема электронного документооборота

Всякая система электронного документооборота должна быть распределённой, так как ввод документов происходит на территориально-распределённой организации.

Перечислим функции систем электронного документооборота.

1. Хранение электронных документов. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

1. стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

2. скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов. Существуют два типа поиска. Во-первых, атрибутивный поиск, когда каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путём сравнения значений этих атрибутов со значениями запроса. Примерами атрибутов могут служить код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т.д.

Во-вторых, полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного — полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация документов. Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей: 1) бумага; 2) микрофиши: с точки зрения поиска мало чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места; 3) электронные носители — жёсткие, оптические, магнитооптические диски.

Одна из важных функций системы документооборота — маршрутизация и контроль исполнения. Маршрутизация сообщений в системе электронного документооборота — это построение схемы, согласно которой они передаются между рабочими местами пользователей АРМ.

Известны следующие системы маршрутизации:

1. Свободная маршрутизация — последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается: контроль доставки документа; контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено); мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определённым маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

· интеграции процесс повышение информированности руководства и специалистов за счёт увеличения объёмов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и, соответственно, подготовки отчётов и докладов, а также за счёт повышения полноты и достоверности отчётов;

Читайте также:  Прога для увеличения фпс

· уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счёт перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

· уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счёт получения точной адресации в электронном виде;

· интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

· создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

· процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема "Электронный архив");

· процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема "Ввод стандартных форм документов");

· управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема "Делопроизводство").

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: При сдаче лабораторной работы, студент делает вид, что все знает; преподаватель делает вид, что верит ему. 9950 — | 7568 — или читать все.

Одной из наиболее изученных и легко поддающихся автоматизации сфер деятельности является делопроизводствоидокументооборотна предприятии. Организация работы с документами является важнейшей частью процесса управления предприятием. Современная система автоматизации документооборота и делопроизводства позволяет интегрировать технологии делопроизводства организации в единый процесс, обеспечить совместное скоординированное использование автоматизированных методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, представленной в любом виде (текстовом, графическом, аудио, видео).

Документооборот– это процесс движения документов с момента их создания или получения до отправки по адресу или архивирования.

В документообороте участвуют три категории документов:

Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей: 1) бумага; 2) микрофиши (бумажный документ фотографируется; с точки зрения поиска мало чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места); 3) электронные носители – жесткие, оптические, магнитооптические диски.

Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот.

Электронный документ– это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Электронный документ может появиться либо в результате ввода бумажного документа с помощью клавиатуры или сканера, либо из глобальной сети, либо из локальной сети сторонних организаций.

Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение документов внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу документов – всё, вплоть до создания полнотекстового электронного архива.

Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит на территориально-распределенной организации.

Функции систем электронного документооборота

Хранение электронных документов. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами: 1) стоимостью хранения 1 мегабайта информации; 2) скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.

От момента первой записи до сдачи в архив документы проходят различные преобразования. Документы могут существовать одновременно в нескольких видах, переходя из одного вида в другой. В каком виде должен храниться документ, зависит от ограничений, накладываемых пользователем на стоимость и время поиска документа, а также от стоимости передачи документа от одного рабочего места к другому.

Организация поиска документов. Существуют два типа поиска. Во-первых,атрибутивный поиск, когда каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значением запроса. Примерами атрибутов могут служить код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т.д. Во-вторых,полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, входящим в сам документ. Для поиска известного документа используется атрибутивный поиск, для неизвестного — полнотекстовый.

Читайте также:  Как напечатать брошюру в word

Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

Маршрутизация документов и контроль исполнения. Маршрутизация сообщений в системе электронного документооборота – это построение схемы, согласно которой они передаются между рабочими местами пользователей АРМ.

Известны следующие системы маршрутизации.

1. Свободная маршрутизация– последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ переходит от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:

контроль доставки документа;

контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

Концепция перехода от бумажного документооборота к электронному сегодня активно продвигается правительством. В планах на 2014 год — перевести в электронную форму все государственные регистры и реестры, создать единый интернет-портал, на котором можно осуществлять поиск по ним. Бизнес от этого только выиграет.

Работа с бумагами — головная боль ИП и небольших компаний. Избавить от нее может только одна «волшебная таблетка» — электронный документооборот. Главные преимущества системы электронного документооборота (СЭД) заключаются в том, что она способна упростить процесс обмена важными документами между пользователями, избавить тех, кто не силен в работе с документами, от лишних функций и тем самым сэкономить их время.

Вообще неудивительно, что ведение бухгалтерии и документооборота для неспециалиста — темный лес. Не понимая толком, как все устроено в этом загадочном мире, какими бумагами обмениваться с заказчиками, как правильно выставлять счета, когда и с чем идти в налоговые органы, предприниматель может искусственно тормозить развитие своего бизнеса. Просто из страха перед «бумажным монстром». Вот для таких людей СЭД — настоящее спасение.

Функции системы электронного документооборота

Прежде всего, СЭД решает две фундаментальные задачи:

  1. обеспечивает электронный обмен документами с государством (отчеты в налоговую, ПФР, фонды соцстраха и т д.);
  2. обеспечивает электронный обмен документами с контрагентами.

Таким образом, СЭД — это процесс обмена документами в электронном виде: актами, счетами-фактурами, договорами, книгами учета доходов и др. Все эти документы обладают юридическим статусом, равнозначным тому, который имеют бумажные документы с синей печатью и подписью. Такую юридическую силу гарантирует им Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Кроме того, СЭД полностью снимает вопросы с расстояниями, разделяющими компанию от контрагента. Это значит, что, если ваш контрагент находится, допустим, на Камчатке, то благодаря СЭД он сможет получить от вас акт, счет или договор за считанные секунды. При значительном увеличении скорости документооборота снижается риск потери документов, компании экономят на курьерской или почтовой доставке.

Нередки случаи, когда процесс открытия ИП оттягивается именно по причине того, что человек не хочет ввязываться в бумажную волокиту. Так, например, было с одним из наших клиентов. Понять его было можно: бухгалтерия совершенно не вписывалась в область его интересов, так как он занимался развитием проектов по обучению иностранным языкам. Тем не менее, работая как фрилансер, он постоянно сталкивался с различными сложностями: чтобы получить подпись заказчика, находящегося во Владивостоке, ему приходилось пользоваться курьерской службой экспресс-доставки. Для малого бизнеса это подразумевает существенные траты, особенно если отправку документов приходится совершать в другой конец страны. К тому же все время переживаешь за сохранность документов — дойдут или не дойдут? С СЭД месяц пользования комплексом всех бухгалтерских услуг обходится дешевле отправки одной партии бумажных документов экспресс-почтой в отдаленный российский город, не приходится переживать ни за сохранность документов (они хранятся на защищенном сервере), ни за своевременную сдачу отчетности, которая также проводится в электронном виде по защищенным каналам.

Читайте также:  Топовые фамилии в вк для девушек 2018

Другой положительный момент СЭД — отсутствие необходимости общаться с представителями налоговой инспекции, пенсионного фонда, стоять в очередях. Можно только представить, как самим госорганам надоели очереди и авралы с документами под конец отчетного периода и как им приятно получать документы, отправленные в электронном виде. Налоговая инспекция лояльнее относится к таким документам. Почему? Все по той же причине: СЭД ускоряет работу сотрудника, так как ему не приходится вручную вбивать отчетность в базу. Да и не зря помимо бумажного отчета инспектор просит (а иногда и требует) версию отчета на электронном носителе.

Переход от бумажного документооборота к СЭД — это как превращение ручного труда в машинный. Выигрыш — и в скорости работы, и в оптимизации расходов.

Операторы электронного документооборота: кто такие и зачем нужны

Одним из первых и наиболее распространенных направлений ЭДО стала отправка отчетов в налоговые органы. Пилотные проекты были запущены в 2003 году, но тогда это было в диковинку и налоговой, и налогоплательщикам. С целью обеспечения юридической значимости отчетов и обеспечения контроля их прохождения был создан институт специализированных операторов связи (СОС). Они должны были соответствовать ряду требований, чтобы обеспечить процесс передачи отчетности от предприятия в налоговую.

Позднее у налогоплательщиков появилась возможность отправлять отчеты напрямую в ИФНС (в том числе и с помощью портала Госуслуг), но СОС выполняют не только «транспортную» функцию — это единая точка получения сложной услуги. Например, компания решила обойтись без посредников и отчитываться самостоятельно. В этом случае ей придется выполнить следующие действия: приобрести электронную подпись в Удостоверяющем центре (не все подписи подходят), приобрести и установить несколько программ на своем компьютере — для работы с электронной подписью, для отправки отчетов. Эти программы разработаны разными компаниями, поэтому покупать их придется каждую по отдельности. Затем нужно настроить весь этот арсенал на своем рабочем месте, обучиться работе. И вот уже можно отправлять отчетность. Однако если с отчетом возникнут проблемы, разбираться с налоговой напрямую придется самой компании. Чтобы избавить себя от всех этих проблем, большинство компаний выбирают оператора и делегируют ему эти и другие задачи по работе с отчетностью.

С учетом десятилетнего опыта и практики миллиона отчитывающихся клиентов операторов для обмена электронными документами между контрагентами были созданы операторы электронного документооборота (ОЭД), задача которых — обеспечить правильную эксплуатацию и поддержку СЭД для пользователей.

Каковы перспективы у СЭД?

Электронный обмен данными в такой огромной стране как Россия просто необходим, поэтому будет активно развиваться. Тому способствуют и интересы государства. В рамках «дорожной карты» «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», утвержденной распоряжением Правительства от 11 июня 2013 г. №953-р, обозначено «Создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики». В связи с этим определен ряд задач, которые необходимо решить в ближайшем будущем: отмена ограничений на использование электронных документов при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти, унификация форматов обмена данных при взаимодействии государства и предпринимателей с учетом международных стандартов, внесение изменений в законодательство РФ, предусматривающих возможность архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде, в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью и т д.

Уже сегодня ведущими компаниями, внедряющими технологии СЭД, разрабатываются мобильные приложения под Android и iOS, которые позволяют ставить электронную подпись в любой документ. Ищутся и другие решения, которые позволят упростить использование технологии.

Подписывать важные документы можно будет в буквальном смысле на ходу. Вам пришел акт о выполненных услугах от контрагента? Подпишите его прямо со своего планшета или смартфона — в один клик!

Алексей Ермолов, CEO компании Фингуру

Ссылка на основную публикацию
Файлы mdi чем открыть
Если вы не смогли открыть файл двойным нажатием на него, то вам следует скачать и установить одну из программ представленных...
Украли сумку с документами что делать
В связи с угрозой распространения на территории Российской Федерации коронавирусной инфекции приостановлен личный прием граждан в судах. Смотреть как изолируются...
Ультра исо вам необходимо иметь права администратора
Очень многие пользователи, когда им нужно сделать загрузочную флешку Windows или с дистрибутивом другой операционной системы, прибегают к использованию программы...
Файлы mdx чем открыть
MDX - это формат образов дисков, который был создан разработчиками программы DAEMON Tools. Это формат был создан в результате усовершенствования...
Adblock detector