Форма для заполнения базы данных

Форма для заполнения базы данных

Создадим форму заполнения для каждой таблицы.

Для создания формы выберите закладку Формы, нажмите на кнопку Создать и выберите пункт Мастер форм.

В окне Создание форм в поле Таблица и запросы выберите таблицу ФИО. Кнопкой >> добавьте все поля в выбранные. Нажмите кнопку Далее.

В следующем окне выберите внешний вид формы: в один столбец. Далее выберите любой по своему вкусу стиль.

В конце оставьте название новой формы («ФИО») и выберите в поле Дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных.

После нажатия кнопки Готово должна появиться готовая форма для ввода данных.

Заполните с помощью формы шифр и ФИО не менее 5 студентов.

Закройте форму ФИО.

Аналогично создайте форму для таблицы «Оценки», только на последнем шаге в поле Дальнейшие действия выберите Изменить макет формы. После нажатия кнопки Готово появится конструктор форм.

На панели инструментов должна быть нажата кнопка Мастера (если нет, то нажмите ее). Нажмите кнопку Поле со списком и щелкните по свободному месту формы.

Запустится мастер форм. На первом шаге в окне «Создание полей со списком» выбираем «Объект «Поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса». Далее выберите таблицу ФИО. Далее добавьте в выбранные все доступные поля. Далее выберите сортировку первого поля по фамилии. Далее снимите флажок Скрыть ключевой столбец. Далее выберите поле, однозначно определяющее строку. Этим полем будет Шифр студента. Далее выберите Сохранить в поле Шифр студента. Далее задайте подпись, которую содержит поле со списком: ФИО. Нажмите на кнопку Готово.

Сохраните изменения и закройте конструктор форм.

Откройте форму Оценки и заполните не менее 15 записей. При выборе студента пользуйтесь полем со списком ФИО.

Создание запросов.

Для создания запросов выберите закладку Запросы.

Щелкните по кнопке Создать. Выберите метод Конструктор. В окне добавление таблицы добавьте таблицы Оценки и ФИО, закройте диалоговое окно добавления таблиц. Из объектов, содержащих имена полей таблицы, перенесите в форму (таблица в нижней части диалогового окна) все поля: для этого дважды щелкните по каждому из полей. Сохраните запрос под названием «Полный список». Закройте конструктор запроса и двойным щелчком запустите запрос на исполнение.

Создайте новый запрос. Добавьте в него все поля, которые использовались в предыдущем запросе. Для поля предмет в условии отбора укажите конкретное название, например «Физика». Сохраните запрос под именем «Запрос по предмету» и запустите на исполнение.

Создайте новый запрос. Используйте те же поля. Для поля Фамилия укажите сортировку по возрастанию. Сохраните запрос под именем «Запрос с сортировкой» и запустите на исполнение.

Создайте новый запрос теми же полями. Для поля Оценка укажите значение >7. Сохраните запрос под именем «Запрос с условием» и запустите на исполнение. Данный запрос выведет все записи с оценкой больше семи.

Создайте новый запрос теми же полями. Для поля Оценка укажите значение (>=4)and(

В Access 2007 можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access 2007 используют формы (forms). Form ускоряет работу с базой данных. Form в БД — это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов.

Форму можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.

Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:

при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);

разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

Читайте также:  Как подключить симкарту к ноутбуку

вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать forms, а также новые типы форм и функциональные возможности.

Формы в БД Access можно создавать с помощью различных средств:

инструмента Разделенная форма;

инструмента Несколько элементов;

инструмента Пустая форма;

Все средства создания форм помещены в группу Формы на вкладке Создание (рис. 8.1).

Формы, которые используют таблицы целесообразно выполнять с помощью Мастера или указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения, можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в формы: режим макета и режим конструктора. Переход между режимами (открыть, режим макета, конструктор) можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши форму в области переходов, а затем выбрать нужный режим в контекстном меню.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования (изменения) форм, чем режим конструктора. В режиме макета изменения выполняются фактически в реальной форме, поэтому в этом режиме целесообразно выполнять более простые изменения, связанные с ее внешним видом.

Макет формы включает следующие разделы:

Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице.

Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы. Данный раздел отображается только, когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы.

Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Этот раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы данный раздел отображается на каждой странице.

Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только, когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы.

Примечание формы определяет нижнюю часть формы. Этот раздел формы добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.

В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в форме, целесообразно применять режим конструктора. Режим конструктора предоставляет пользователю более широкие возможности для редактирования (изменения) форм, в этом режиме можно добавлять поля, настраиваемые элементы и составлять программы.

На вкладке Конструктор группа Элементы управления предназначена для размещения в форме выбранных элементов и содержит их стилизованные изображения.

Инструмент "Форма". Для быстрого создания формы, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Форма. В этом случае надо выделить таблицу в области объектов. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Форма. На экране будет отображена форма (рис 8.2).

Рис. 8.2.

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить.

Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Читайте также:  Не открывается видео в вайбере на андроид

Средство "Разделенная форма". Разделенная форма — новая возможность в Microsoft Access 2007, которая позволяет одновременно отображать данные в режиме формы и в режиме таблицы. В области объектов (переходов) выделить таблицу, например Успеваемость. Далее щелкнуть на пиктограмме "Разделенная форма" на вкладке Создать. На экране будет отображена форма (рис.8.3).

Рис. 8.3.

Инструмент "Несколько элементов". Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки. Форму, в которой отображается не одна, а одновременно несколько записей, можно создать инструментом "Несколько элементов" (рис. 8.4). Чтобы создать данную форму выделим в области объектов (переходов) одну из таблиц (например, Успеваемость). Затем перейдем на вкладку Создание и щелкнем на пиктограмме "Несколько элементов". На экране будет отображена форма в режиме макета.

Рис. 8.4.

Форма похожа на таблицу, в ней одновременно отображаются несколько записей. Форма позволяет видеть на экране сразу несколько записей, но это неприемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля. Форма предоставляет возможности для настройки, так как она отображается в режиме макета, в котором можно легко осуществлять доработку (например, добавлять элементы управления и т.д.).

Средство Пустая форма. Этот инструмент можно использовать в том случае, если необходимо быстро создать форму с несколькими полями. Form открывается в режиме "Работа с макетами форм" и при этом отображается область Список полей (рис. 8.5).

Рис. 8.5.

Мастер форм. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты (Рис.8.7).

Рис. 8.7.

Затем все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль — официальный

После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты (Рис. 8.8).

Рис. 8.8.

Конструктор форм. Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:

1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме "Конструктор форм". В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных.

2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме "Добавить существующие поля", появится список таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей (рис.8.9).

Рис. 8.9.

3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши.

4. Поместить поля на форму (рис. 8.10).

Рис. 8.10.

5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

Читайте также:  Как кбайты перевести в мбайты

Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.

Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.

6. Сохранить форму.

7. Просмотреть форму Студенты_конструктор, выполнив на ней двойной щелчок в области переходов (Рис. 8.11).

Рис. 8.11.

Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД — это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

? ввода и просмотра информации базы данных

Способы создания форм:

? Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

? Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

? Автоформа: в столбец (многостраничная — поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

? Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

? Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

? Автоформа: сводная таблица

? Автоформа: сводная диаграмма

? Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

? Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)

Алгоритм создания наших форм следующий:

Выбираем в левой панели таблицу, для которой будет строиться форма. Затем на вкладке «Создание» выбираем «Конструктор форм» или другой способ создания формы.

Первую форму создадим, нажатием на кнопку «». Нам будет выдана готовая структура формы, нам остается только принять предложение Microsoft Access.

Туда мы добавим кнопки для добавления и удаления записей, а также для закрытия формы. Эту нужно только для удобства заполнения формы.

В режиме конструктора наша форма будет выглядеть так:

Форму «Сотрудники» создадим с помощью мастера форм, который предложит нам выбрать таблицу, из которой будут выбираться поля для формы и непосредственно сами поля.

Выбираем поле, нажимаем > — поле переходит в столбец выбранных полей. Когда закончим выбор всех нужных нам полей, нажимаем «Далее».

Внешний вид формы — «В один столбец», стиль формы — «Техническая».

Если мы хотим добавить в нашу форму ещё элементы помимо тех, что нам предложил «Мастер форм», мы в следующем окне

выберем команду «Изменить макет формы» и нажмем «Готово». Форма откроется для редактирования в режиме конструктора.

После добавления кнопок наша форма в режиме конструктора примет следующий вид:

Остальные формы создадим аналогично, только заменим простые поля на поля со списком там, где это необходимо.

Посмотрим оставшиеся формы в режиме конструктора:

После создания структуры таблиц и форм мы можем внести в наши таблицы начальные сведения.

Ссылка на основную публикацию
Файлы mdi чем открыть
Если вы не смогли открыть файл двойным нажатием на него, то вам следует скачать и установить одну из программ представленных...
Украли сумку с документами что делать
В связи с угрозой распространения на территории Российской Федерации коронавирусной инфекции приостановлен личный прием граждан в судах. Смотреть как изолируются...
Ультра исо вам необходимо иметь права администратора
Очень многие пользователи, когда им нужно сделать загрузочную флешку Windows или с дистрибутивом другой операционной системы, прибегают к использованию программы...
Файлы mdx чем открыть
MDX - это формат образов дисков, который был создан разработчиками программы DAEMON Tools. Это формат был создан в результате усовершенствования...
Adblock detector